Wer darf eigentlich rein?

Elektronische Zutrittsberechtigung mit Transponder- individuell steuerbarer Zugang für Unternehmen

5 typische Fehler

bei der Vergabe von Zutrittsberechtigungen

Wissen Sie auf Anhieb, wer aktuell Zugang zu Ihrem Gebäude hat?

Was zunächst nach einer einfachen Frage klingt, ist in vielen Unternehmen gar nicht so leicht zu beantworten.

Mitarbeitende wechseln die Abteilung. Neue Kolleginnen und Kollegen kommen hinzu. Externe Dienstleister benötigen vorrübergehend Zugang. Schlüssel werden ausgegeben, Transponder weitergegeben oder Berechtigungen eingerichtet. Und irgendwann stellt sich die Frage:

Wer darf eigentlich noch wohin - und warum?

Mitarbeitende wechseln die Abteilung. Neue Kolleginnen und Kollegen kommen hinzu. Externe Dienstleister benötigen vorrübergehend Zugang. Schlüssel werden ausgegeben, Transponder weitergegeben oder Berechtigungen eingerichtet. Und irgendwann stellt sich die Frage:

Wer darf eigentlich noch wohin und warum ?

Eine gut organisierte Zutrittsverwaltung ist deshalb weit mehr als die Ausgabe von Schlüsseln oder Transpondern. Sie ist ein wichtiger Bestandteil eines durchdachten Sicherheitskonzepts.

Wir zeigen fünf typische Fehler, die uns in der Praxis immer wieder begegnen.

1. Berechtigungen werden vergeben, aber nicht mehr überprüft

Bei Eintritt in ein Unternehmen werden Schlüssel, Transponder oder elektronische Zutrittsberechtigungen vergeben. So weit, so gut.

Doch was passiert danach?

Ein Mitarbeiter wechselt beispielsweise die Abteilung oder übernimmt eine andere Aufgabe. Vielleicht benötigt er den Zugang zum Lager oder bestimmten Technikräumen inzwischen gar nicht mehr. Trotzdem bleiben die ursprünglichen Berechtigungen bestehen.

Über die Jahre können so Zugangsrechte entstehen, di mit der tatsächlichen Funktion eines Mitarbeitenden kaum noch etwas zu tun haben.

Unser tipp:

Zutrittsberechtigungen sollten regelmäßig überprüft und an die aktuellen Begebenheiten und Zuständigkeiten angepasst werden.

2. Veränderungen und Austritte werden nicht konsequent berücksichtigt

Nicht nur beim Eintritt eines Mitarbeiters sollte die Zutrittsorganisation eine Rolle spielen.

Mindestens genauso wichtig ist ein klar definierter Prozess, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, externe Dienstleister ihren Auftrag beenden oder sich Zuständigkeiten verändern.

Bei mechanischen Schließsystemen bedeutet das beispielsweise: Wurden tatsächlich alle ausgegebenen Schlüssel zurückgegeben?

Bei elektronischen Schließanlage stellt sich dagegen die Frage: Wurden nicht mehr benötigte Berechtigungen deaktiviert oder angepasst?

Gerade bei externen Dienstleistern, Reinigungskräften, Handwerksunternehmen oder zeitlich begrenzten Projekten sollte deshalb von Anfang an geklärt sein, wie lange und für welche Bereiche ein Zutritt erforderlich ist.

3. Es werden mehr Berechtigungen vergeben als notwendig

"Geben wir den Bereich einfach mit frei, vielleicht braucht er/sie ihn irgendwann."

Was praktisch klingt, kann langfristig zu einer immer unübersichtlicheren Berechtigungsstruktur führen.

Nicht jede Person muss Zugang zu jedem Bereich eines Gebäudes haben.

Büros, Lager, Technikräume, Serverräume, Archive oder andere sensible Bereiche können unterschiedliche Sicherheitsanforderungen haben. Berechtigungen sollten deshalb möglichst genau an die jeweilige Tätigkeit gekoppelt werden.

Einfache Grundregel:

So viel Zutritt wie nötig und so wenig wie möglich.

Je klarer die Berechtigungsstruktur aufgebaut ist, desto leichter lässt sie sich später auch verwalten.

4. Schlüssel und Transponder werden nicht nachvollziehbar

Wer hat Schlüssel Nr. 17?

Hat der ehemalige Mitarbeiter seinen Transponder zurückgegeben?

Und wie viele Schlüssel für den Technikraum befinden sich eigentlich im Umlauf?

Spätestens wenn solche Fragen nicht mehr eindeutig beantwortet werden können, wird aus einen kleinen organisatorischen Thema schnell ein Sicherheitsthema.

Eine nachvollziehbare Schlüssel- und Berechtigungsverwaltung sollte deshalb dokumentieren, wer welches Zutrittsmedium erhalten hat, wann es augegeben wurde und ob es bzw. wann es zurückgegeben wurde.

Das gilt übrigens nicht nur für große Unternehmen. Auch Hausverwaltungen, öffentliche Einrichtungen, Praxen, Banken, kleinere Gewerbebetriebe oder Wohnanlagen profitieren von einer klaren Dokumentation.

5. Die Zutrittslösung ist nicht mit dem Unternehmen gewachsen

Gebäude und Unternehmen verändern sich.

Neue Räume kommen hinzu. Abteilungen wachsen. Weitere Standorte entstehen.

Zuständigkeiten verändern sich oder Sicherheitsanforderungen steigen.

Die bestehende Schließanlage stammt jedoch aus einer Zeit, in der die organisatorischen Strukturen völlig anders waren.

Das bedeutet nicht automatisch, dass eine bestehende Schließanlage ausgetauscht werden muss.

Es lohnt sich jedoch, regelmäßig zu prüfen, ob die vorhandene Lösung noch zu den aktuellen Anforderungen passt.

Dabei gibt es nicht die eine richtige Technologie für jedes Gebäude.

Mechanische, elektronische oder hybride Schließ- und Zutrittslösungen haben unterschiedliche Stärken. Entscheidend ist, welche Lösung zur Nutzung des Gebäudes und zu den organisatorischen Abläufen passt.

Gute Zutrittsorganisation beginnt vor der Technik

Eine moderne elektronische Zutrittslösung allein schafft noch kein optimales Berechtigungskonzept.

Bevor über Zylinder, Schlüssel, Transponder oder digitale Zutrittsmedien gesprochen wird, sollten zunächst einige grundlegende Fragen beantwortet werden:

WER - WANN - WO

Wer benötigt Zugang?

Zu welchen Zeiten?

Zu welchen Bereichen?

Und, wie werden Veränderungen zukünftig verwaltet?

Erst wenn die Struktur klar ist, lässt sich eine sinnvolle Zutrittslösung planen.

Zutritt beginnt nicht beim Zylinder sondern bei der Frage, wer wann wohin darf.

Genau hier setzt die durchdachte Planung an.

Unsere SCHLIESSWERK ESSLINGEN Fachexperten betrachten deshalb nicht nur einzelne Produkte. Wir analysieren gemeinsam mit unseren Kunden die vorhandene Situation, betrachten organisatorische Anforderungen und entwickeln daraus passende Schließ- und Zutrittskonzepte. Mechanisch, elektronisch oder auch als hybride Lösung.

Denn eine gute Zutrittslösung sollte nicht kompliziert sein.

Sie sollte Sicherheit organisieren.

Sie möchten wissen, ob Ihre bestehende Schließanlage noch zu Ihren heutigen Anforderungen passt?

Sprechen Sie uns an, wir schauen gemeinsam drauf.