Wer hat eigentlich noch einen Schlüssel?Wenn Schlüsselverwaltung zum Sicherheitsrisiko wird

Mitarbeiter wechseln. Dienstleister kommen und gehen. Schlüssel werden weitergegeben.

Irgendwann stellt sich einer eine ganz einfache Frage:

Wer hat eigentlich noch Zugang zu unserem Gebäude?

Gerade in Unternehmen, Mehrfamilienhäusern, öffentlichen Einrichtungen oder größeren Immobilien wächst eine Schließanlage häufig über viele Jahre mit. Neue Türen kommen hinzu, Mitarbeiter wechseln ihre Aufgabenbereiche, Schlüssel werden nachbestellt oder einfach an andere Mitarbeiter oder Dienstleister weitergegeben.

Was dabei schnell verloren geht: DER ÜBERBLICK

Und genau hier kann aus einem organisatorischem Problem ein echtes Sicherheitsrisiko entstehen.

Schlüsselverwaltung: Sicherheit beginnt nicht erst an der Tür

Eine hochwertige Schließanlage kann den Zutritt zu einem Gebäude zuverlässig regeln, doch auch die beste Technik kann nur dann Ihre Aufgabe erfüllen, wenn klar ist,

WER WELCHE

ZUTRITTSBERECHTIGUNG

BESITZT.

Typische Fragen aus unserer Praxis sind:

• wie viele Schlüssel sind aktuell im Umlauf?

• welcher Mitarbeiter besitzt welchen Schlüssel?

• Welche Türen muss dieser Mitarbeiter öffnen?

• wurden beim Ausscheiden der Mitarbeiter alle Schlüssel zurückgegeben?

• Haben ehemalige Dienstleister möglicherweise Zugang?

  
  

• Wurden im Laufe der Jahre noch Schlüssel nachbestellt?

  
  

• ist die vorhandene Dokumentation überhaupt noch aktuell?

Können Sie diese Fragen nicht eindeutig beantworten, lohnt ein genauerer Blick auf die bestehende Schlüsselverwaltung.

Wenn ein Schlüssel plötzlich nicht mehr auffindbar ist

Besonders deutlich wird das Problem häufig erst bei Schlüsselverlust.

Dann stellt sich nicht nur die Frage:

"Wo ist der Schlüssel?"

Viel wichtiger ist:

"Welche Türen öffnet der verlorene Schlüssel?"

Bei einer mechanischen Schließanlage können einzelne Schlüssel unterschiedliche Berechtigungen besitzen. Ein Mitarbeiterschlüssel öffnet vielleicht nur das Büro und die Eingangstür während ein Haupt- oder Generalhauptschlüssel Zugriff auf zahlreiche Bereiche ermöglicht.

Je umfangreicher die Berechtigungen eines verlorenen Schlüssels ist, desto wichtiger wird eine schnelle und fachliche Bewertung des möglichen Sicherheitsrisikos.

Mitarbeiterwechsel, ein oft unterschätzter Punkt

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Laptop,

Smartphone und Firmenfahrzeug werden zurückgegeben.

Aber was ist mit dem Schlüssel?

Gerade bei langjährigen Mitarbeitern können sich im Laufe der Zeit mehrere Zutrittsberechtigungen angesammelt haben.

Deshalb sollte die Schlüsselrückgabe Bestandteil eines klar definierten Prozesses sein.

Idealerweise wird dokumentiert:

• welche Schlüssel ausgegeben wurden

• welche Schlüsselnummern zugeordnet sind

• wann die Ausgabe erfolgte

• ob ein Verlust des Schlüssels gemeldet wurde

• wann die Schlüssel wieder zurückgegeben wurden

So lässt sich auch Jahre später nachvollziehen, welche Schlüssel tatsächlich noch im Umlauf sind.

Mechanisch oder elektronische Schließanlage?

Ein guter Zeitpunkt ist nicht erst dann, wenn ein Schlüssel verloren geht.

Eine Überprüfung ist besonders sinnvoll, wenn:

• über eine längere Zeit keine Überprüfung stattgefunden hat

• viele Mitarbeiterwechsel stattgefunden haben

• regelmäßig externe Dienstleister Zugang zum Gebäude erhalten

• zahlreiche Schlüssel nachbestellt wurden

• Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens verändert wurden

• nicht mehr eindeutig nachvollziehbar ist, welche Schlüssel im Umlauf sind oder

• die vorhandene Schließanlagen über viele Jahre erweitert wurde.

Dabei muss nicht automatisch die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden.

Oft ist der erste wichtigste Schritt zunächst die Bestandsaufnahmen der vorhandenen Situation.

Unser Tipp aus der Praxis

Schlüsselverwaltung klingt zunächst nach Organisation und Listen.

Tatsächlich ist sie aber ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Sicherheitskonzeptes.

Denn Sicherheit bedeutet nicht nur, dass eine Tür abgeschlossen werden kann.

Sicherheit bedeutet auch zu wissen, wer sie öffnen kann

Deshalb empfehlen wir Unternehmen, Hausverwaltungen und Einrichtungen, ihre

Schlüssel- und Zutrittsberechtigungen regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen und Veränderungen konsequent zu dokumentieren.

Fazit: Wissen Sie, wer heute Zugang zu Ihrem Gebäude hat?

Wenn Sie diese Frage spontan beantworten können- super !

Können Sie diese Frage nicht spontan beantworten, ist das noch kein Grund zur Sorge, aber

möglicherweise ein guter Anlass, Ihre Schlüsselverwaltung einmal genauer anzuschauen.

Mechanische, mechatronische und elektronische Schließsysteme bieten unterschiedliche Möglichkeiten, Zutrittsberechtigungen sicher und übersichtlich zu organisieren.

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt dabei immer von der Größe des Objekts, der Anzahl der Nutzer, den organisatorischen Abläufen und den individuellen Anforderungen ab.

Schlüsselverwaltung und Schließanlagen in Esslingen

Sie möchten Ihre bestehende Schließanlage überprüfen oder wissen nicht mehr genau, welche Schlüssel und Berechtigungen aktuell im Umlauf sind?

Gemeinsam betrachten wir Ihre bestehende Situation und finden eine Lösung, die zu Ihrem Gebäude und Ihren Abläufen passt.

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